Die Verwaltung Stuttgart sucht eine Assistenz (m/w/d/ohne Geschlechtsangabe) in Voll-oder Teilzeit (min. 70%)
Sie unterstützen die Direktion Automatenspiele in administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Belangen und stellen einen reibungslosen Büro- und Informationsablauf sicher.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Administrative Unterstützung der Direktion Automatenspiele
Organisation und Koordination administrativer Abläufe sowie Unterstützung im Tagesgeschäft - Schriftverkehr
Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenzen (intern und extern) - Angebotseinholung & Korrespondenz
Einholung, Vergleich und Nachverfolgung von Angeboten sowie laufenden Kommunikationen mit Lieferanten und Dienstleistern - Monatliches Berichtswesen
Erstellung, Aufbereitung und Pflege von regelmäßigen Berichten und Übersichten - Terminkoordination
Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Fristen - Vorbereitung der Unterlagen (Finanzbuchhaltung)
Zusammenstellung, Prüfung und Weiterleitung relevanter Unterlagen an die Buchhaltung - Verfolgung von Gutschriften und Lieferscheinen
Kontrolle, Nachhaltung und Dokumentation von Gutschriften, Rechnungen und Lieferscheinen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Kommunikationsstärke und Organisationstalent
- Diskretion und Zuverlässigkeit
Was wir bieten:
- Sachbezugskarte
- einen sicheren Arbeitsplatz
- gute Arbeitsbedingungen
- attraktive Vergütung gem. Haustarifvertrag
- Wahl zwischen Voll- oder Teilzeit (min. 70%)
Die Einstellung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt geplant.
Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, inkl. Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse!
Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung den bevorzugten Umfang Ihrer Tätigkeit an- Voll-oder Teilzeit-
